Que vous soyez en création d’entreprises ou un entrepreneur établi, vous avez certainement confié une mission de tenue de votre comptabilité à un cabinet d’expert-comptable. Or, aucun professionnel des comptes ne peut établir vos comptes annuels sans les documents comptables que vous devez lui fournir, périodiquement.
Les pièces comptables sont en effet les justificatifs fiscaux indispensables de votre activité. Que vous choisissiez de les déposer au cabinet ou bien de les envoyer par voie dématérialisée, ces documents doivent parvenir à votre comptable, dans les délais. A défaut, votre expert-comptable ne pourra effectuer sa mission.
Obligatoires, les pièces justificatives sont les preuves sincères et véritables des opérations réalisées par votre entreprise. Elles servent de base à l’enregistrement comptable des écritures dans les différents journaux :
Pour tout savoir sur les documents comptables, c’est ici et maintenant !
Les documents comptables, de quoi parle-t-on ?
Quand on parle de documents comptables, on pense immédiatement aux factures. Mais en fait, ces documents regroupent toutes les pièces justificatives nécessaires à légitimer les écritures comptables passées dans votre comptabilité générale.
Il s’agit principalement des documents suivants :
les factures d’achat,
les factures de vente,
les relevés bancaires,
les talons de chèque,
les tickets de carte bleue …
Chaque pièce comptable va permettre de justifier la saisie d’une ou plusieurs écritures comptables dans les différents journaux de l’entreprise.
Ainsi, par exemple, une facture permettra de comptabiliser une écriture d’achat de marchandises, dans le journal des achats. Elle justifiera la comptabilisation de cette dépense. Parallèlement, en journal de banque, elle justifiera aussi de l’affectation du montant payé à un compte de fournisseur (celui utilisé pour saisir la facture d’achat). L’ensemble de ces documents comptables (facture, relevé de banque, chéquier …) est indispensable à votre expert-comptable pour qu’il puisse suivre, traiter et retranscrire la logique de ces opérations.
Quand porter les documents comptables à votre comptable ?
La périodicité, définie avec votre expert-comptable pour la remise des pièces justificatives, dépend de votre activité et de la fréquence de vos déclarations fiscales et sociales.
Plus concrètement, cela signifie que :
Si vous êtes en Auto Entreprise, en micro-entreprise ou en entreprise sans assujettissement à la TVA : vous pouvez très bien amener l’ensemble de vos documents comptables en une seule fois par an. En effet, vous n’avez pas de déclaration de TVA à effectuer. Le volume de vos factures risque de ne pas être excessif. Il n’y a donc pas d’utilité à transmettre votre comptabilité tous les mois. À moins, bien sûr, que vous ressentiez une évolution importante à la hausse ou à la baisse dans votre activité. Dans ce cas, une situation intermédiaire serait judicieuse afin de vous préparer à d’importantes régularisations.
Si votre entreprise est assujettie à la TVA au régime simplifié (Entreprise Individuelle, SARL, SASU, EURL, EIRL …) et que vous n’avez pas de salariés : dans ce cas, vous pouvez vous contenter d’apporter vos documents comptables tous les trimestres.
Enfin, si vous avez des salariés ou que votre entreprise doit établir, mensuellement, ses déclarations de TVA : vos documents comptables doivent parvenir, tous les mois, à votre cabinet comptable. En effet, votre comptable doit pouvoir disposer des pièces comptables à temps afin d’établir votre déclaration de TVA et la télétransmettre aux services fiscaux mais aussi dans le but de faire les bulletins de salaire de vos salariés et éventuellement le vôtre et les déclarations sociales afférentes.
Quelles sont les mentions obligatoires sur les documents comptables ?
Pour être recevable, les pièces comptables fournies à votre comptable doivent comporter au minimum :
la date
les noms et adresses des parties
le montant
l’objet
Ces éléments permettent de valider l’émetteur, le destinataire et l’objet de l’opération comptable.
Si, par contre, il s’agit de factures. Dans ce cas, des mentions supplémentaires seront exigées. Le défaut de ces mentions obligatoires entrainerait, à coups sûrs, des sanctions en cas de contrôle. Il s’agit notamment :
du numéro de SIREN,
du délai de règlement,
des pénalités de retard…
Combien de temps doit-on conserver les documents comptables ?
Comme beaucoup de documents légaux, les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Les pièces justificatives vous sont en principe rendues après l’établissement du bilan pour des questions de place. C’est donc à vous de les garder précieusement pendant les dix prochaines années.
Ils sont généralement classés par mois et parfois, aussi, par genre afin de faciliter les recherches en cas de contrôles fiscaux ou de demande de vérification.
Enfin, il arrive que ces factures soient tamponnées par le cabinet ou le collaborateur, lors de la saisie. Ce tampon ne remet pas en cause la légitimité des pièces. Il permet éventuellement de classer ou retrouver plus facilement les justificatifs de la saisie comptable.
Pourquoi les documents comptables sont-ils si importants ?
Il faut bien comprendre que les pièces justificatives sont les documents de base de votre comptabilité. Ils sont les témoins scripturaux de l’activité de l’entreprise.
Perdre une facture ou la trace d’un règlement avant la saisie de votre comptabilité déclenchera des recherches et des questions synonymes de perte de temps, d’honoraires supplémentaires, voire des suppléments de rémunération.
Égarer une facture après la saisie faite par votre cabinet et c’est un risque de réintégrations fiscales et de pénalités.
C’est dans ce contexte d’économie et de rigueur qu’il faut appréhender la collecte et la conservation des documents comptables.