La constatation d’une provision au bilan répond à des règles précises du Plan Comptable Général (PCG) et du règlement ANC 2022‑06. Une provision vise à enregistrer une charge probable dépendant d’un événement présent ou futur. Le choix entre le compte 157 (provisions à étaler sur plusieurs exercices) et le compte 158 (autres provisions pour charges) dépend de la nature, de l’étalement et de la prévisibilité de la charge. Une documentation complète et des justificatifs chiffrés sont indispensables pour la tenue et le contrôle des comptes.
Critères de constatation d’une provision
Trois conditions doivent être réunies pour comptabiliser une provision :
- existence d’une obligation actuelle résultant d’un événement passé (juridique ou implicite) ;
- probabilité d’une sortie de ressources pour régler cette obligation ;
- estimation fiable du montant de la charge.
La preuve de ces éléments peut passer par des contrats, des courriers, des procès‑verbaux, des devis, des expertises ou des avis juridiques. L’absence d’un de ces éléments interdit généralement la comptabilisation d’une provision.
Choix du compte : 157 versus 158
Le compte 157 est utilisé pour les provisions qui doivent être réparties sur plusieurs exercices, typiquement le gros entretien ou les travaux pluriannuels dont la charge se répartit. Le compte 158 couvre les autres provisions pour charges, comme des litiges fournisseurs, des provisions pour charges locatives ou des risques sociaux lorsque la charge est rattachable à l’exercice mais non étalée.
Exemples : provision pour gros entretien d’un immeuble à répartir sur 5 ans → compte 157. Provision pour litige fournisseur estimée à régler l’année suivante → compte 158.
Comptes de charge pour la dotation
La dotation passe au débit d’un compte de charges en fonction de la nature :
- 68x (autres charges) ou comptes plus précis selon la nature : 681, 686 pour charges exceptionnelles ou pénalités ;
- 614 ou 635 pour charges locatives ou sous‑traitance selon la situation.
La reprise de provision inverse l’écriture : on débite le compte de provision (157 ou 158) et on crédite le compte de charge ou le compte de tiers/banque lors du paiement effectif.
Modèles d’écritures types
Écritures de dotation (exemples) :
- Provision charges locatives 1 200 € : débit 614 « Charges locatives » 1 200 € / crédit 158 « Provision pour charges » 1 200 €.
- Provision litige fournisseur 3 500 € : débit 681 « Charges exceptionnelles » 3 500 € / crédit 158 « Provision pour litiges » 3 500 €.
- Provision gros entretien à répartir 10 000 € : débit 68x « Dotation aux provisions » 10 000 € / crédit 157 « Provision pour gros entretien » 10 000 €.
Écritures de reprise ou d’utilisation :
- Reprise par constatation que la charge n’est pas intervenue : débit 158 / crédit 781 « Reprises sur provisions » (ou compte de produit approprié).
- Utilisation pour paiement d’un litige : débit 158 / crédit 401 ou 512 selon le mode de règlement.
- Reprise partielle liée à un montant inférieur constaté : écriture proportionnelle debit 158 / crédit 614 ou 781 selon la nature.
Modèle CSV d’import pour automatisation
Compte;Libellé;Montant614;Dotation provision charges locatives;1200158;Dotation provision litige;3500157;Dotation provision entretien pluriannuel;10000
Justification et documentation à joindre
Pour chaque provision, constituez un dossier comprenant :
- la description de l’obligation et l’origine (contrat, courrier, procès‑verbal) ;
- les éléments de chiffrage : devis, expertise, évaluations internes ;
- les calculs détaillés et l’hypothèse retenue (probabilité, durée) ;
- un avis de l’expert ou du juriste si nécessaire ;
- la signature du responsable, la date et l’examen par le contrôle de gestion ou l’audit interne.
Procédure pratique en logiciel comptable et contrôle de clôture
- Identifier la nature du risque et choisir 157 ou 158.
- Créer ou utiliser un libellé standardisé (ex. « Dotation provision litige Fournisseur X – Exercice 2025 »).
- Rattacher la pièce justificative numérique dans le logiciel (devis, échange, expertise).
- Passer l’écriture de dotation avec référence pièce et responsable.
- Procéder à une revue annuelle (ou trimestrielle) : vérifier si la provision doit être ajustée, utilisée ou reprise.
- Conserver l’historique des décisions et les approbations de la direction comptable.
Points de vigilance
Ne pas comptabiliser de provision pour des charges futures normales d’exploitation lorsque l’obligation n’existe pas encore. Appliquer le principe de prudence sans créer des provisions excessives. Mesurer et documenter la matérialité de chaque provision et la comparer aux seuils internes et fiscaux. Enfin, en cas de doute juridique, solliciter un avis externe pour renforcer la solidité du dossier.
Une gestion rigoureuse des provisions protège la fiabilité des états financiers et limite le risque de redressement fiscal. La cohérence entre la justification, le montant et le traitement comptable est la clé d’une clôture maîtrisée.