Avant de décider de distribuer des dividendes, il est impératif de vérifier et, le cas échéant, d’affecter la part du bénéfice imposée à la constitution de la réserve légale. Cet article explique de manière pratique et détaillée la méthode à suivre pour les sociétés relevant du droit français et des États membres de l’OHADA : règles applicables, étapes à respecter, exemples chiffrés et écritures comptables à enregistrer.
Rappel des règles essentielles
En France comme sous le régime OHADA, la loi impose généralement une dotation annuelle de 5 % du bénéfice distribuable à la réserve légale, jusqu’à ce que cette réserve atteigne 10 % du capital social. Le bénéfice distribuable correspond au résultat net augmenté du report à nouveau et diminué des pertes antérieures, après approbation des comptes. Il n’est pas possible de distribuer des dividendes tant que l’affectation légale n’a pas été réalisée lorsque celle-ci reste due.
Ordre des opérations et calendrier
La chronologie à respecter est la suivante :
- Clôture de l’exercice et établissement des comptes annuels.
- Assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes.
- Décision d’affectation du résultat : dotation à la réserve légale, affectation au report à nouveau, proposition de distribution.
- Enregistrement comptable des écritures correspondant à l’affectation et, si décision de distribution, mise en paiement des dividendes.
Calcul pratique : méthode pas à pas
1) Déterminez le bénéfice distribuable : résultat net de l’exercice + report à nouveau bénéficiaire – pertes antérieures.
2) Calculez la dotation théorique : 5 % du bénéfice distribuable.
3) Vérifiez le plafond : comparez la réserve légale déjà constituée au seuil de 10 % du capital social. La dotation effective est limitée pour que la réserve n’excède pas 10 % du capital.
4) Affectez le montant au compte de réserve légale et inscrivez la décision dans le procès-verbal de l’assemblée.
Exemples chiffrés
Exemple 1 : SARL capital 10 000 €, bénéfice net 8 000 €, réserve légale existante 500 €.
Calcul : bénéfice distribuable = 8 000 €. Dotation 5 % = 400 €. Plafond 10 % du capital = 1 000 €. Réserve après dotation = 900 €, donc validé.
Exemple 2 : SAS capital 50 000 €, bénéfice net 30 000 €, réserve existante 4 800 €.
Calcul : 5 % de 30 000 € = 1 500 €. Plafond 10 % = 5 000 €. La dotation possible est limitée à 200 € pour atteindre le plafond de 5 000 €.
Écritures comptables usuelles
Après approbation, la dotation à la réserve légale est comptabilisée. En France, une écriture-type est :
Débit : compte Résultat de l’exercice (par ex. 120) — Crédit : compte Réserve légale (par ex. 1061) — Montant : dotation.
Exemple d’écriture :
Débit 120 Résultat de l’exercice 400 €
Crédit 1061 Réserve légale 400 €
La distribution des dividendes, décidée ensuite, donnera lieu à l’enregistrement d’un dividende à payer puis au paiement bancaire :
Débit 457 Associés, dividendes à payer — Crédit 512 Banque au paiement effectif.
Particularités OHADA et différences pratiques
Le principe général (dotation de 5 % jusqu’à 10 % du capital) est également présent dans l’Acte uniforme de l’OHADA, mais la numérotation des comptes et certaines formalités peuvent différer. Les entreprises en OHADA doivent s’assurer d’utiliser la comptabilité et les comptes appropriés conformément au SYSCOHADA révisé et joindre les pièces justificatives lors de l’assemblée. Le principe d’affecter la réserve avant de distribuer reste strictement applicable.
Documents à conserver et formalités
Pour se prémunir en cas de contrôle fiscal ou d’audit, constituez un dossier complet : procès-verbal d’assemblée mentionnant l’affectation du résultat, tableau de calcul détaillé de la dotation (bénéfice distribuable, calcul 5 %, plafond), comptes annuels approuvés, état de la réserve légale avant et après dotation et écritures comptables enregistrées. Joindre la feuille de calcul au procès-verbal facilite la traçabilité et la justification des montants affectés.
Risques en cas d’oubli ou d’erreur
Si une société distribue des dividendes sans avoir préalablement effectué la dotation légale due, elle s’expose à une régularisation forcée et éventuellement à des pénalités. Les dirigeants peuvent voir la décision remise en cause si les formalités ne sont pas respectées ou si les comptes présentés ne correspondent pas aux écritures. Il est donc essentiel de documenter clairement chaque étape.
Checklist pratique avant toute distribution
- Comptes annuels arrêtés et approuvés.
- Calcul du bénéfice distribuable vérifié.
- Vérification du montant de la réserve légale déjà constituée et du plafond de 10 % du capital.
- Dotation comptabilisée et procès-verbal justificatif rédigé.
- Tableau de calcul joint au PV et archivé avec la liasse fiscale.
En cas de doute ou de situation complexe (apports en nature, pertes reportées, règles fiscales particulières), faites appel à un expert-comptable ou à un conseiller juridique. La règle pratique à retenir : affecter la réserve légale avant de distribuer, documenter la décision et conserver toutes les pièces justificatives.